Olivier CLEMENT, DA, Stéphane HARDY, RA, métropole de Rouen (76)

Ponctuant deux décennies d'engagement, plusieurs délibérations cadre ont défini des objectifs en matière d'achat public durable, afin d'atteindre les objectifs définis dans les démarches précitées.Rappelons par ailleurs le rôle clef que joue la MRN dans la vie du RAN COPER.

Participant depuis sept ans au co-pilotage technique du réseau, la collectivité en est devenue cofinanceur depuis deux ans aux côtés de l'ADEME, de l'Agence Régionale de Santé et de la Région.

En 2015, nous vous présentions l'expérience de la métropole en matière d'achats publics « socialement responsables ». Aujourd'hui,Olivier Clément, Directeur adjoint en charge de la prévention des déchets, collecte et marchés publics et Stéphane Hardy, Référent Achats à la Direction de la Maîtrise des Déchets partagent le fruit de leurs travaux de structuration d'une méthodologie « achats » visant à sécuriser les procédures, à en améliorer les performances économiques tout en garantissant le respect des principes d'une commande publique plus durable.

Indépendamment de la taille des structures qui déploient ce type d'approche, nos témoins rappellent que le point de départ est un décloisonnement des services et des fonctions associées à l'achat concerné.« Le service « achat » ne fait pas à la place des équipes techniques mais se tient à leur disposition, en appui, à toutes les étapes des procédures. Équipes techniques et administratives, se rapprochent positivement autour d'objectifs communs ».

De nouveaux réflexes, encouragés par le Code de la Commande Publique ont été structurés en une méthodologie applicable à tout achat :

• Tout au long de l'année, afin de s'affranchir de la pression du planning de renouvellement des consultations et saisir d'éventuelles opportunités, des travaux de sourçage et de benchmark sont pilotés. Une étape amont permettant d'identifier les nouveautés, innovations, de connaître l'offre et d'en évaluer la qualité. Veille technique, tests de produits et de nouvelles solutions, échanges avec les agents de collectivités aux compétences proches de celles de la MRN. Lors de la préparation d'un achat, un groupe de travail associe les différentes parties prenantes de l'achat (acheteurs, équipes techniques et administratives, gestionnaires de marché). Ceci, afin d'appréhender l'achat sous l'angle du cycle de vie de chaque produit et service ciblés.
  
  
• C'est sur la base de ces échanges consolidés qu'une construction rigoureuse des cahiers des charges peut être envisagée. Des éléments précis de rédaction, permettant de tendre vers une prise en compte du coût global et facilitant ainsi l'identification de l'offre la mieux-disante. C'est bien cette approche qui permettra d'identifier objectivement les principaux enjeux environnementaux et sociaux pouvant être pris en compte.
  
  
• Concernant l'identification de l'offre économiquement la plus avantageuse, le groupe de travail définit des critères d'attribution venant en complément des exigences verrouillées dans le cahier des charges sous forme de clauses.
  
  
• Dans la préparation du suivi de l'exécution, le groupe de travail va aussi jouer un rôle clef en construisant un tableau de contrôle reprenant toutes les exigences du cahier des charges (spécifications techniques, conditions d'exécution) et en précisant les modalités de contrôle (qui ? A quel moment ?). Les CCTP peuvent ainsi être ajustés afin d'éviter d'exiger des éléments invérifiables sur le terrain ! Ces éléments sont intégrés aux consultations afin d'informer les entreprises sous forme de « fiches de contrôle ».

Ce système de contrôle et de communication avec les entreprises est au cœur de cette méthodologie d'amélioration de la performance de l'achat. À l'image d'un système qualité classique, ce système de suivi de la bonne exécution des marchés/ contrats s'articule autour de quatre niveaux :

1. la « fiche contrôle » utilisée dès la réception/livraison marquant le début de la prestation.​
   
   
2. la « fiche de dysfonctionnement » en cas de non-conformité (à consulter ici - lien externe).
   
   
3. l'audit fournisseur, pouvant être déclenché afin d'évaluer les étapes clef du marché ou un point spécifique précisé lors de la consultation (déclarations et certifications du candidat par exemple).
   
   
4. l'évaluation fournisseur enfin, appliquée avec plus de recul par rapport aux marchés et contrats en cours. Il peut s'agir d'une évaluation de l'année de prestation écoulée, dressant le bilan des délais, de la qualité, de la satisfaction des besoins de la collectivité, de la réactivité des échanges avec l'entreprise, du respect des consignes de sécurité et des exigences en matière de responsabilité sociétale (RSE). L'ensemble des réclamations est ainsi tracé pour mieux piloter l'amélioration de la qualité des prestations et pour éventuellement activer des pénalités.

Cette méthode permettant de définir les règles dès le début de la rédaction de la consultation facilite le déploiement d'un suivi de la bonne exécution réaliste et conforme aux principes de la commande publique (transparence des procédures et égalité de traitement des candidats). Une sécurisation des procédures qui concourt à l'augmentation des performances de l'achat !

Cette méthode se déploie au fur et à mesure des renouvellements de consultation. Les prochaines cibles étant les colonnes de collecte enterrées et semi enterrées, les outils de géolocalisation des bennes et les conteneurs aériens. Plus généralement, l'objectif de nos témoins est désormais de contribuer à partager ces approches au sein d'autre directions de la métropole. Affaire à suivre donc !